Google スプレッドシートでフィルタを設定することにより、簡単にデータセットを絞り込み、データを見つけることができます。
また、たくさんの行に一度にフィルタをかけ並び替えすることができます。

手順

列を選択する

フィルタリングを行う列を選択します。
（上記の画像ではA・B・C列を選択しています）

フィルタボタンをクリックする

ツールバーの中にあるフィルタアイコンをクリックします。

フィルタリング方法を選択する

セルの「▼」マークをクリックし、フィルタ条件を選択します。
（上記の図では、種別が魚の物を選択しています）

フィルタリング結果を確認する

フィルタリングされた結果を確認します。

備考

項目をフィルタリングするだけでなく、数値などの並べ替えをする事ができます。
（上記の図では価格の安い順に並べ替えています）

受信トレイでメッセージを右クリックすることで、スレッドを開くことなく内容を見ることができます。
読み込み時間もなく、すぐにウィンドウが開くので効率的に内容を確認する事が可能です。
メールの読み込みに時間がかかる時などに役立ちます。

手順

設定画面を開く

画面右上のフラスコ型のアイコンをクリックし、設定画面を開きます。

メッセージのプレビューを有効にする

「メッセージのプレビュー」の欄の「有効にする」をクリックし、変更を保存します。

プレビューを表示する

Gmailの受信トレイで、メッセージを右クリックするとメール本文を参照することができます。

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Gmailのマウスジェスチャー機能を使う事により、効率的にメールの切り替えなどを行うことができます。

手順

設定画面を開く

画面右上のフラスコ型のアイコンをクリックし、設定画面を開きます。

マウスジェスチャーを有効にする

「マウスジェスチャー」の欄の「有効にする」をクリックし、変更を保存します。

メール本文を開き、マウスジェスチャー機能を使う

マウスの右ボタンを押しながら、マウスを左に動かすと前のメールに、右に動かすと後のメールに移動します。

マウスの右ボタンを押しながら、マウスを上に動かすと受信トレイに戻ります。

自動補完機能を有効にしておけば、Gmailの検索を効率的に行うことができます。

手順

設定画面を開く

画面右上のフラスコ型のアイコンをクリックし、設定画面を開きます。

検索のオートコンプリートを有効にする

「検索のオートコンプリート」の欄の「有効にする」をクリックし、変更を保存します。

Gmailの検索機能を使う

Gmailの検索ボックスで文字を入力した際に、メールアドレスなどが補完される事を確認します。

Google カレンダーの予定の通知を、ポップアップやPCメールだけでなく、携帯メールで受け取ることができます。
外出時など、PCを見ていない時に通知して欲しい場合などに役立ちます。

手順

業務時間設定画面を開く

Google カレンダーを開き、画面右上の「設定」から「カレンダー」設定を開きます。

モバイル設定画面を開く

「モバイルの設定」をクリックします。

携帯電話の情報を入力する

「ユーザー名」に携帯電話のメールアドレスの「＠」より前の部分を入力し、「メールのドメイン」を一覧から選択します。
情報を入力したら、「確認コードを送信」をクリックします。

確認コードを入力する

携帯電話に届いた確認コードを入力し、「設定を終了」をクリックします。

モバイル通知の設定を行う

Google カレンダーで予定を作成し、詳細画面でモバイル通知の設定を行います。
この設定により、携帯電話のメールに通知が届くようになります。

Gmail使用時に、ラベルを階層別に分類して管理することができます。
階層表示にすることで、より柔軟なメールの分類を行うことが可能になります。

手順

設定画面を開く

画面右上のフラスコ型のアイコンをクリックし、設定画面を開きます。

ラベルのネストを有効にする

「ラベルのネスト」の欄の「有効にする」をクリックし、変更を保存します。

ラベル設定画面を開く

画面右上の「設定」をクリックし、「ラベル」を選択します。

ラベルを作成する

既存のラベル名に「/」を付けてることで、階層ラベルを作成する事ができます。
図の例では、「Aプロジェクト」という元々あったラベルの下に「議事録」というラベルを作成しています。

ラベルを確認する

ラベルが階層表示されている事を確認します。

Google カレンダーに業務時間を設定することで、ゲストの業務時間を把握することができます。
フレックス制度を導入している企業などで、ミーティングのスケジュール等を決める際に役立ちます。

手順

業務時間設定画面を開く

Google カレンダーを開き、画面右上の「設定」から「カレンダー」設定を開きます。

業務時間を設定する

「業務時間外に他のユーザーから予定に招待された場合に警告を表示する」にチェックを入れ、曜日と時間を設定します。
設定を保存すると業務時間が設定されます。

備考

業務時間外のユーザーを予定に招待しようとすると、上記のような警告メッセージが表示されます。

Google カレンダーにGoogle ドキュメントを添付する事が可能です。
例えばミーティングの予定に資料を添付すれば、事前に内容を共有することができます。

手順

Labs画面を開く

Google カレンダー右上のフラスコ型のアイコンをクリックします。

予定の添付ファイルを有効にする

「予定の添付ファイル」の項目を探し、「有効にする」にチェックを入れ、設定を保存します。

添付ファイル追加設定を確認する

カレンダー詳細画面を開き「添付ファイルを追加」をクリックします。

ファイルを添付する

ドキュメントを選択し、「選択」をクリックします。

ファイルを確認する

カレンダー詳細画面にファイルが添付されている事を確認します。
ゲストにファイルの共有をしてない場合は、設定を行います。

クラウド上にデータを置いているGoogle Appsにもバックアップは必要です。
もし従業員の誰かが誤ってGoogle ドキュメントやGoogle カレンダーを削除してしまった場合、元に戻す事ができません。
Spanning Backupを使えば定期的にそれらのバックアップを実行し、簡単に復元する事が可能です。

Spanning Backupは30日間無料で使用できますが、それ以降は毎月$3.95もしくは年間$39.95支払う必要があります。

導入手順

Spanning Backupの設定を開始する

Spanning Backup導入ページを開き、 [ Add it now ] ボタンをクリックします。
その後、自社ドメインを入力し、 [ Go ] ボタンをクリックします。

利用規約に同意する

利用規約を読み、「同意して続行」をクリックします。

データアクセスを許可する

「データへのアクセスを許可する」をクリックします。

外部設定を行う

「アプリケーションを設定」をクリックします。

Spanning Backupの設定を確認する

Spanning Backupの設定を確認し、「Continue with Google Apps installation」をクリックします。

Spanning Backupを有効にする

「アプリケーションを今すぐ有効にする」をクリックします。

バックアップ手順

Spanning Backup管理画面を開く

Google Apps上部メニューの「その他」から「Spanning Backup」を選択します。

バックアップ対象を選択する

「Setting」からバックアップ対象サービスを選択します。
「Don’t back up ～」を選択すると、バックアップ対象から外したいサービスを選択することができます。

バックアップ画面を開く

「Account」の「Back up Now」をクリックします。

バックアップを開始する

「Back Up Now」をクリックします。

復元手順

「Restore」を選択し、復元対象サービスを選択後、「Choose which data to restore」をクリックします。

バックアップ内容を確認し、「Restore」をクリックすると、リストアが実行されます。

備考

「History」から過去のバックアップ、復元履歴を参照する事ができます。